Het is een werk zo ledenadministratie en bijhouden wie naar welke training of toernooi gaat. Het is zelfs een werk dat nooit stopt. Sinds enkele jaren gebruikten we hier Klublr om ons leven wat te vergemakkelijken maar dat was ook niet altijd het geval. Vele bugs maakten het echter soms moeilijker dan makkelijker. Ondertussen enkele jaren verder zijn er alternatieven op de markt, daarvan hebben we deze gekozen: “Sporteasy”
Sporteasy gaat ons helpen om jullie uit te nodigen naar allerlei activiteiten en bijhorend per activiteit bij te houden wie er zal zijn en wie niet. Hieronder leggen we uit hoe het werkt.
Registreren
Via deze link kunnen jullie je aanmelden in sporteasy en komen jullie in onze club terecht:
https://app.sporteasy.net/nl/join/16Y4WC2/
Ouders van spelers, jullie kunnen best een account maken “Ouder van een speler”, dat is op jullie eigen naam. Vervolgens kunnen jullie je zoon of dochter toevoegen als ‘kind’ zo kunnen jullie zelf ook sporteasy gebruiken moest je dat willen of meerdere kinderen samen beheren. Ook handiger voor onze administratie.
Clubs en teams?
Vervolgens komen jullie terecht in onze club met de naam “Orca” binnen die club zijn er verschillende teams. Die teams zijn afhankelijk van de evenementen waarvoor we je gaan uitnodigen. Zo zijn er de volgende teams reeds gemaakt:
- Alle leden – hier zit je standaard in en dit gebruiken we voor alle events waar iedereen voor welkom is.
- Training woensdag: specifiek voor de woensdagtrainingen
- Training basic hockey: specifiek voor de basic hockey-training
- Training basic fit: specifiek voor de basis fit-training
- Events – hierin nodigen we alle volwassenen en jeugdvolwassenen uit voor toernooien en andere events. Dit is bewust een verschillend team dan de trainingen zodat die events niet in een lange lijst moeten gezocht worden. Zo heb je een duidelijk en apart overzicht.
- Jeugdevents – gelijkaardig voor alle jeugdspelers. Hierin zitten alle spelers U19, zo kunnen we hen uitnodigen voor bijvoorbeeld een jeugdtoernooi.
- Nederlandse competitie – alle spelers die meedoen aan de Nederlandse competitie.
- Belgische competitie – alle spelers die meedoen aan de Belgische competitie.
Dit wil dus zeggen dat iedere speler in verschillende teams zit en dus ook in verschillende teams uitnodigingen krijgt. Als je via de app (android of iOS) naar je kalender gaat kan je die enkel zien per team. Je zal dan bijvoorbeeld enkel de trainingen zien en zal van team moeten wisselen om alle events te zien. Via de PC kan je wel in het cluboverzicht een lijst zien van alle events in alle teams.
Uitnodigingen voor events
Als we een evenement aanmaken zijn er 2 manieren om jullie hiervoor uit te nodigen. Ofwel versturen we onmiddelijk de uitnodiging, bijvoorbeeld voor een toernooi. Ofwel stellen we in dat de uitnodiging x dagen of uren voor het evenement zal worden verstuurd. Die laatste gebruiken we bijvoorbeeld voor de training. Je kan pas reageren op een event nadat je bent uitgenodigd en automatisch krijgt iedereen in het team een uitnodiging.
Deelname aan toernooien
Sinds kort zitten we regelmatig met een luxe-probleem. Meer kandidaten dan plaats voor deelname aan toernooien. Geen zorg, we willen iedereen de kans geven om te spelen. Bij teveel spelers is de allerbeste optie om 2 teams in te schrijven. Als dat niet past zoeken we andere oplossingen. Enkel indien dat ook niet lukt zullen er spelers moeten thuisblijven. We pakken dit als volgt aan:
- We sturen eerst de uitnodiging rond voor het toernooi. Hiervoor nodigen we alle spelers uit. We kunnen immers nooit op voorhand weten wie kan en welke interesse er is. Het doel is uiteindelijk een volledige ploeg sturen.
- Regelmatig evalueren we dan en kijken we met hoeveel we kunnen deelnemen.
- Bij teveel spelers beslissen we wat de ‘focus’ van het toernooi zal zijn. Focus op plezier, jeugd, niveau, resultaat, …
- Dan laten we de trainers de ploeg samenstellen, daarmee houden we rekening met:
- Ingeschat niveau van het toernooi
- Ingeschat niveau/focus van degene die mee willen
- Voorgaande toernooien