We zijn met de club al eens onderweg. Om andere onderwaterhockeyspelers te vinden moeten we nu eenmaal wat kilometers afleggen. Om nog maar te zwijgen over de extra activiteiten waar we als club aan mee doen.
Dat hele transport is gebaseerd op vrijwilligers, de chauffeurs die hun auto volladen om iedereen netjes af te zetten waar we moeten zijn. Daar hangt natuurlijk een prijskaartje aan. Wij vinden dat dit gedragen moet worden door iedereen die mee gaat en niet alleen door de chauffeurs zelf. Vandaar… de chauffeursvergoeding
Hieronder leggen we dit zo duidelijk mogelijk uit. Dit is een hele karwei om bij te houden en juist uit te rekenen. Voor de eenvoud maken we enkele afspraken en vereenvoudigingen. Dat kan soms oneerlijk lijken maar het is de enige oplossing. Hou er rekening mee dat de vergoeding NIET alle gemaakte kosten dekt en maar een tegemoetkoming is van de gemaakte kosten. Die ruimer zijn dan enkel de brandstof.
Reglement
- Afstanden berekenen we tussen het zwembad en de plaats waar we naartoe gaan. Dit zoeken we op in google maps. We houden hier GEEN rekening met eventuele omwegen. Bijvoorbeeld voor het ophalen of afzetten van spelers.
Let op, dit gaat enkel over de vergoeding. Spreken jullie ergens anders af om tijd en afstand te winnen is, bijvoorbeeld bij iemand thuis, kan dat perfect natuurlijk. Voor de berekening houden we daar echter geen rekening mee. - Vanaf het moment dat je vervoer nodig hebt vragen we een bijdrage voor zowel de heen als de terugrit. Heb je geen vervoer nodig dan moet je natuurlijk geen bijdragen leveren.
- Vanaf het moment dat spelers ergens afspreken om samen te rijden naar een event waarvoor we de chauffeursvergoeding toepassen worden deze meegenomen in de berekening. Iedereen doet dan mee. Het mag toch niet de bedoeling zijn om ergens anders af te spreken om zo enkele €’s uit te sparen en de bijdrage voor de chauffeurs te omzeilen.
- Chauffeurs die NIET deelnemen aan het event maar hun vrije tijd opofferen om onze spelers te vervoeren moeten natuurlijk geen bijlage leveren. Zie ook de berekening hieronder. Dit zijn bijvoorbeeld de ouders van spelers of bijvoorbeeld de jeugdtrainers voor de jeugdcompetitie.
- Chauffeurs kiezen zelf of ze hun vergoeding aanvaarden of niet. Doen ze dit niet dan is dit een kleine extra voor de clubkas. Er is geen herberekening onder de passagiers in dit geval. Iedere chauffeur kiest dat voor zichzelf.
Chauffeurs die afzien van de vergoeding kunnen in een volgende rit passagier zijn en verwacht worden een bijdrage te leveren. - De club heeft geen zaken met de persoonlijke situatie van de chauffeur en maakt geen onderscheid voor bedrijfswagens en/of tankkaarten. De chauffeur is niet verplicht die info te delen en heeft evenveel recht op een chauffeursvergoeding.
- Chauffeursvergoeding is van toepassing voor evenementen georganiseerd door de club, niet voor een uitstapje onder vrienden of spelers. Dan kunnen jullie je chauffeur ook dankbaar zijn natuurlijk maar dat kan dan onderling geregeld worden. Tegelijk rekenen we een minimum van 25km als afstand van een enkele rit.
- De vergoeding is €0,10/kilometer
- Het is de verantwoordelijkheid van de chauffeurs om ervoor te zorgen dat de spreadsheet is ingevuld. Het is aan hen om hier actie te ondernemen en te zorgen dat alle gegevens beschikbaar zijn. Enkel op die manier kunnen onze boekhouders dit correct afhandelen en opvolgen. Onjuiste of ritten die veel te laat worden doorgegeven worden geschrapt.
Berekening
Het is een hele berekening voor die vergoeding te bepalen. We leggen dat even uit aan de hand van een voorbeeld:
Auto A, auto B en auto C vertrekken vanuit Bilzen naar Antwerpen, we rekenen voor het gemak van de berekening een afstand van 100km.
- Auto A: 3 passagiers + 1 chauffeur = 4 personen
- Auto B: 4 passagiers + 1 chauffeur = 5 personen
- Auto C: 2 passagiers + 1 chauffeur = 3 personen
Heen en terug is er dan 200km in totaal gereden per auto. We rijden met 3 auto’s dus 600km.
600 km x €0,10 = €60 te verdelen over 12 personen (dit is inclusief de chauffeurs, indien zij ook deelnemer zijn)
Bedrage voor de passagiers is dan: €60/12personen = €5 per persoon
Vergoeding voor chauffeurs: €60/3auto’s = €20 min zijn eigen, eventuele, bijdrage van €5 = €15.
Praktisch
Voor deze hele berekening is er een spreadsheet die gemakkelijk kan ingevuld worden. Die spreadsheet geef een overzicht per rit van de vergoeding voor de chauffeurs en de bijdrage voor de passagiers.
Diezelfde spreadsheet maakt ook een overzicht over alle ritten heen.
De club zal de chauffeurs vergoeden en zal ook de bijdrages van de passagiers ontvangen. Tenzij de chauffeur afziet van zijn vergoeding is dit een 0- operatie. Hier kunnen we werken met payconiq, dat maakt alles wat eenvoudiger.
Bij voorkeur kunnen we de betaling de dag zelf afhandelen en voorkomen we dat de bedragen oplopen.
Zoals je ziet, dit is een heel karwei om juist te doen. We rekenen op ieders zin van verantwoordelijkheid om dit correct en vlot in orde te maken. De tools zijn beschikbaar om dat ook te doen. Het enige wat ons nog te doen staat is de discipline hebben ze te gebruiken!